Wissensbibliothek: Wie du ein digitales Archiv für deine Organisation aufbaust
Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Nutzung der CampusHub Wissensbibliothek. Dokumente, Protokolle, Lernmaterialien und Regeln zentral ablegen und durchsuchen.
Wissensbibliothek: Wie du ein digitales Archiv für deine Organisation aufbaust
Du hast wichtige Dokumente: Prüfungspläne, Protokolle, Regeln, Lernmaterialien, Präsentationen. Bisher lagen sie verteilt auf Laptops, USB-Sticks, Google Drive und E-Mail-Anhängen. Wenn jemand ein Dokument brauchte, dauerte es ewig, es zu finden.
CampusHub hat die Wissensbibliothek. Ein zentrales Archiv für alle Dokumente deiner Organisation. In diesem Artikel zeigen wir, wie du es aufbaust und nutzt.
Warum eine Wissensbibliothek?
Das Problem: Dokumente überall
- Laptops: Dokumente auf persönlichen Laptops
- USB-Sticks: Dokumente auf USB-Sticks, die verloren gehen
- Google Drive: Externer Anbieter, Datenschutzproblematisch
- E-Mail-Anhänge: Dokumente in E-Mails, unübersichtlich
- Papier: Ausgedruckte Dokumente, die verloren gehen
Das Ergebnis:
- Dokumente gehen verloren
- Versionen sind unterschiedlich
- Niemand findet, was er braucht
- Neue Mitglieder wissen nicht, wo sie Informationen finden
Die CampusHub-Lösung
- Zentral: Alle Dokumente an einem Ort
- Durchsuchbar: Volltextsuche über alle Dokumente
- Versioniert: Änderungen werden protokolliert
- Kategorisiert: Dokumente nach Themen sortiert
- Berechtigt: Wer darf welche Dokumente sehen?
- DSGVO-konform: Daten bleiben in der EU
Wissensbibliothek nutzen: Schritt für Schritt
Schritt 1: Kategorien erstellen
- Gehe zu
Wissensbibliothek > Kategorien - Erstelle Kategorien für deine Organisation:
| Kategorie | Nutzung |
|---|---|
| Protokolle | Generalversammlungen, Vorstandssitzungen |
| Regeln | Vereinsregeln, Schulregeln, Richtlinien |
| Lernmaterialien | Prüfungspläne, Skripte, Übungen |
| Präsentationen | Vorträge, Workshops, Schulungen |
| Formulare | Anträge, Anmeldungen, Meldungen |
| Schulungen | Schulungsmaterialien, Handbücher |
Schritt 2: Dokument hochladen
- Gehe zu
Wissensbibliothek > Neues Dokument - Gib folgende Informationen ein:
| Feld | Beispiel |
|---|---|
| Titel | „Protokoll GV 2026" |
| Kategorie | Protokolle |
| Beschreibung | „Protokoll der Generalversammlung vom 15.03.2026" |
| Tags | gv, 2026, protokoll |
| Sichtbarkeit | Alle Mitglieder |
-
Lade das Dokument hoch:
- PDF: Ideal für Protokolle und Präsentationen
- Word: Für Dokumente, die bearbeitet werden müssen
- Excel: Für Tabellen und Listen
- Bilder: Für Fotos und Diagramme
-
Klicke auf „Speichern"
Schritt 3: Dokumente durchsuchen
-
Gehe zu
Wissensbibliothek -
Nutze die Suchleiste:
- Nach Titel suchen
- Nach Inhalt suchen
- Nach Kategorie filtern
- Nach Tag filtern
-
Oder: Durch Kategorien stöbern
Schritt 4: Dokumente bearbeiten
- Gehe zu
Wissensbibliothek > Dokument - Klicke auf „Bearbeiten"
- Passe Titel, Beschreibung oder Kategorie an
- Lade eine neue Version hoch (optional)
- Klicke auf „Speichern"
Wichtig: CampusHub speichert die Versionen. Du kannst jederzeit auf ältere Versionen zugreifen.
Dokumente versionieren
Warum versionieren?
- Nachverfolgung: Wer hat wann was geändert?
- Rückgängig: Du kannst auf alte Versionen zurückgreifen
- Transparenz: Alle sehen, welche Version aktuell ist
Wie funktioniert es?
- Lade ein Dokument hoch
- CampusHub speichert die Version (z.B. „Version 1")
- Wenn du das Dokument bearbeitest, speichert CampusHub die neue Version (z.B. „Version 2")
- Du kannst jederzeit auf alle Versionen zugreifen
Berechtigungen
Wer darf welche Dokumente sehen?
| Sichtbarkeit | Wer sieht es? |
|---|---|
| Alle | Alle Mitglieder |
| Rolle | Nur bestimmte Rollen (z.B. nur Admins) |
| Klasse/Gruppe | Nur bestimmte Klassen oder Gruppen |
| Individuell | Nur bestimmte Mitglieder |
Beispiele für Berechtigungen
| Dokument | Sichtbarkeit |
|---|---|
| Protokoll GV | Alle Mitglieder |
| Finanzbericht | Nur Admins |
| Prüfungsplan | Nur Lehrpersonen und Schüler |
| Vorstandsdokumente | Nur Vorstand |
Best Practices für die Wissensbibliothek
1. Konsistente Kategorien
Verwende dieselben Kategorien für dieselben Dokumenttypen. So finden alle Mitglieder, was sie suchen.
2. Klare Titel
Verwende spezifische Titel.
- „Protokoll GV 15.03.2026" (nicht: „Protokoll")
- „Prüfungsplan Mathematik 3. Klasse" (nicht: „Prüfungsplan")
3. Tags nutzen
Tags erleichtern die Suche.
- gv, 2026, protokoll
- mathematik, prüfung, 3-klasse
- event, party, sommer
4. Regelmäßig aufräumen
Lösche alte Dokumente. So bleibt die Wissensbibliothek übersichtlich.
5. Neue Mitglieder einweisen
Zeige neuen Mitgliedern die Wissensbibliothek. Erkläre, wie sie Dokumente finden und hochladen können.
Häufige Fragen (FAQ)
Kann ich Dokumente bearbeiten?
Ja. Du kannst Titel, Beschreibung und Kategorie bearbeiten. Für den Inhalt musst du eine neue Version hochladen.
Kann ich Dokumente löschen?
Ja. Du kannst Dokumente löschen. Aber: Gelöschte Dokumente können nicht wiederhergestellt werden.
Was ist die maximale Dateigrösse?
Die maximale Dateigrösse ist 25 MB pro Dokument. Für grössere Dateien nutze den Cloud-Speicher.
Kann ich Dokumente kommentieren?
Ja. Du kannst Dokumente kommentieren und diskutieren.
Kann ich Dokumente bewerten?
Ja. Du kannst Dokumente mit Sternen bewerten. So finden andere Mitglieder die besten Dokumente.
Fazit: Die Wissensbibliothek ist dein digitales Archiv
Mit der Wissensbibliothek hast du alle Dokumente deiner Organisation zentral, durchsuchbar und sicher.
Was du mitnehmen solltest:
- Kategorien erstellen
- Dokumente hochladen
- Dokumente durchsuchen
- Dokumente versionieren
- Berechtigungen setzen
Die nächsten Schritte:
- Who-Is-Who nutzen — Wie du das Mitglieder-Verzeichnis nutzt
- Bildergalerie nutzen — Wie du Fotos teilst
- Erste Schritte mit CampusHub — Die schnelle Anleitung
Hast du Fragen zur Wissensbibliothek? Schreibe uns an support@campushub.ch — wir beraten dich gerne.