Jahresbudget planen: Wie du mit CampusHub die Finanzen deiner Organisation im Griff behältst

Du stehst vor der Aufgabe, das Jahresbudget deiner Organisation zu planen. Wie viel Geld kommt rein? Wie viel geht raus? Wo können wir sparen? Wo müssen wir investieren?

CampusHub macht Budgetplanung einfach. In diesem Artikel zeigen wir, wie du ein Jahresbudget erstellst, Einnahmen und Ausgaben trackst, und den Überblick über die Finanzen behältst.

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Warum Budgetplanung wichtig ist

Das Problem: Ohne Budget planlos

Ohne Budget:

• Du weißt nicht, wie viel Geld du hast
• Du überschreitest Ausgaben unbemerkt
• Du kannst keine Investitionen planen
• Du kannst keine Beiträge berechnen
• Der Vorstand fragt unangenehme Fragen

Die Lösung: Mit CampusHub budgetieren

• Budget erstellen: Jährliches Budget mit Einnahmen und Ausgaben
• Ausgaben erfassen: Jede Ausgabe wird erfasst und kategorisiert
• Ist-Vergleich: Budget vs. Ist in Echtzeit
• Berichte: Automatische Berichte für den Vorstand
• Transparenz: Alle Finanzverantwortlichen haben den Überblick

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Budget erstellen: Schritt für Schritt

Schritt 1: Neues Budget erstellen

1. Gehe zu Finanzen > Budgets > Neues Budget
2. Gib folgende Informationen ein:

Feld	Beispiel
Name	„Jahresbudget 2026"
Zeitraum	2026
Währung	CHF
Beschreibung	„Budget für das Kalenderjahr 2026"

1. Klicke auf „Speichern"

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Schritt 2: Einnahmen planen

1. Gehe zu Finanzen > Budgets > Einnahmen
2. Füge Einnahmen-Kategorien hinzu:

Kategorie	Betrag	Notizen
Mitgliederbeiträge	CHF 5'000.-	100 Mitglieder à CHF 50.-
Sponsoring	CHF 2'000.-	2 Sponsoren
Event-Einnahmen	CHF 1'500.-	3 Events
Spenden	CHF 500.-	Geschätzt
Total Einnahmen	CHF 9'000.-

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Schritt 3: Ausgaben planen

1. Gehe zu Finanzen > Budgets > Ausgaben
2. Füge Ausgaben-Kategorien hinzu:

Kategorie	Betrag	Notizen
Raummiete	CHF 2'400.-	CHF 200.-/Monat
Eventkosten	CHF 3'000.-	3 Events
Material	CHF 1'500.-	Schulmaterial, Büromaterial
Marketing	CHF 500.-	Flyer, Webseite
Versicherung	CHF 300.-	Haftpflicht
Sonstiges	CHF 500.-	Puffer
Total Ausgaben	CHF 8'200.-

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Schritt 4: Budget zusammenfassen

Position	Betrag
Total Einnahmen	CHF 9'000.-
Total Ausgaben	CHF 8'200.-
Budgetüberschuss	CHF 800.-

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Schritt 5: Budget freigeben

1. Klicke auf „Budget freigeben"
2. Das Budget ist jetzt aktiv
3. Alle Finanzverantwortlichen können das Budget einsehen

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Ausgaben erfassen

Einzelne Ausgabe erfassen

1. Gehe zu Finanzen > Ausgaben > Neu
2. Gib folgende Informationen ein:

Feld	Beispiel
Betrag	CHF 150.-
Datum	15.03.2026
Kategorie	Eventkosten
Beschreibung	„Catering für GV"
Zahlungsmethode	QR-Rechnung
Beleg	[Foto hochladen]

1. Klicke auf „Speichern"

Spesenrapport

Für mehrere Ausgaben auf einmal:

1. Gehe zu Finanzen > Ausgaben > Spesenrapport
2. Füge mehrere Posten hinzu
3. Lade Belege hoch
4. Klicke auf „Speichern"

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Budget vs. Ist vergleichen

Dashboard

1. Gehe zu Finanzen > Dashboard
2. Das Dashboard zeigt:

Kategorie	Budget	Ist	Differenz	Status
Mitgliederbeiträge	CHF 5'000.-	CHF 4'500.-	-CHF 500.-	🟡
Eventkosten	CHF 3'000.-	CHF 2'800.-	+CHF 200.-	🟢
Material	CHF 1'500.-	CHF 1'600.-	-CHF 100.-	🟡
Total	CHF 9'000.-	CHF 8'900.-	+CHF 100.-	🟢

Legende:

• 🟢 Grün: Im Budget
• 🟡 Gelb: Leicht über Budget
• 🔴 Rot: Deutlich über Budget

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Budget anpassen

Während des Jahres können Budgets angepasst werden:

1. Gehe zu Finanzen > Budgets > Jahresbudget 2026
2. Klicke auf „Bearbeiten"
3. Passe die Beträge an
4. Gib einen Grund für die Anpassung ein
5. Klicke auf „Speichern"

Wichtig: Budget-Anpassungen werden protokolliert. Alle Finanzverantwortlichen können die Anpassungen einsehen.

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Budget-Berichte

Berichte erstellen

1. Gehe zu Finanzen > Berichte
2. Wähle den Bericht-Typ:
   • Budgetübersicht: Einnahmen, Ausgaben, Differenz
   • Kategorie-Bericht: Ausgaben nach Kategorie
   • Zeitraum-Bericht: Ausgaben nach Monat
   • Mitglieder-Bericht: Beiträge nach Mitglied
3. Wähle den Zeitraum
4. Klicke auf „Bericht erstellen"

Export

Berichte können als PDF, CSV oder Excel exportiert werden:

1. Erstelle den Bericht
2. Klicke auf „Exportieren"
3. Wähle das Format
4. Klicke auf „Download"

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Best Practices für Budgets

1. Realistisch planen

Nicht zu optimistisch, nicht zu pessimistisch.

• Einnahmen: Konservativ schätzen
• Ausgaben: Realistisch planen
• Puffer: 10-15% Puffer einplanen

2. Regelmäßig tracken

Nicht nur am Jahresende.

• Monatlich: Ausgaben erfassen
• Quartalsweise: Budget vs. Ist prüfen
• Jährlich: Budget für das nächste Jahr planen

3. Transparent kommunizieren

Den Vorstand informieren.

• Quartalsweise Berichte
• Bei grossen Abweichungen sofort informieren
• Budget für alle Mitglieder einsehbar machen (optional)

4. Belege sammeln

Jede Ausgabe mit Beleg.

• Rechnungen scannen
• Quittungen fotografieren
• Belege in CampusHub hochladen

5. Jahresabschluss

Am Jahresende:

• Budget vs. Ist vergleichen
• Bericht für den Vorstand erstellen
• Budget für das nächste Jahr planen
• Belege archivieren

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Häufige Fragen (FAQ)

Kann ich mehrere Budgets gleichzeitig haben?

Ja. Du kannst Budgets für verschiedene Zeiträume oder Projekte erstellen.

Kann ich Budgets für Projekte erstellen?

Ja. Du kannst Budgets für Projekte (z.B. „Event-Budget", „Reise-Budget") erstellen.

Was passiert, wenn das Budget überschritten wird?

CampusHub zeigt eine Warnung an. Du kannst das Budget anpassen oder die Ausgaben reduzieren.

Kann ich Budgets für verschiedene Währungen erstellen?

Ja. Du kannst Budgets in CHF, EUR oder USD erstellen.

Kann ich Budgets exportieren?

Ja. Budgets können als PDF, CSV oder Excel exportiert werden.

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Fazit: Budgetplanung ist Kontrolle

Mit CampusHub hast du die Finanzen deiner Organisation unter Kontrolle.

Was du mitnehmen solltest:

• Jährliches Budget erstellen
• Einnahmen und Ausgaben planen
• Ausgaben erfassen und kategorisieren
• Budget vs. Ist vergleichen
• Berichte für den Vorstand erstellen

Die nächsten Schritte:

• Beiträge einfach einfordern — Wie du Beiträge verwaltest
• QR-Rechnungen erstellen — Wie du QR-Rechnungen generierst
• Finanzmodul — Übersicht über das Finanzmodul
• Erste Schritte mit CampusHub — Die schnelle Anleitung

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Hast du Fragen zur Budgetplanung? Schreibe uns an support@campushub.ch — wir beraten dich gerne.