QR-Rechnungen erstellen: Die Schweizer Lösung für schnelle Zahlungen

Du kennst das: Jemand soll dir Geld überweisen. Du gibst ihm deine IBAN, er tippt sie ein, macht einen Tippfehler, und die Zahlung geht an die falsche Adresse. Oder du musst eine Rechnung schreiben, die alle regulatorischen Anforderungen erfüllt.

Die QR-Rechnung ist die Lösung. Seit 2020 ist sie der Schweizer Standard für Rechnungen. Und CampusHub generiert sie mit einem Klick.

In diesem Artikel erklären wir, was QR-Rechnungen sind, wie du sie in CampusHub erstellst, und warum sie für deine Organisation unverzichtbar sind.

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Was ist eine QR-Rechnung?

Eine QR-Rechnung ist eine standardisierte Schweizer Rechnung mit einem QR-Code. Sie wurde von der Schweizerischen Nationalbank (SNB) und der Swiss Payment Association entwickelt und ist seit 2020 der Standard für alle Schweizer Rechnungen.

Was enthält eine QR-Rechnung?

Element	Beschreibung
QR-Code	Zweidimensionaler Barcode mit allen Zahlungsinformationen
Empfänger	Name, Adresse, IBAN der Organisation
Betrag	In CHF oder EUR
Referenz	QR-Referenznummer (automatisch generiert)
Zusatzinformationen	Name des Mitglieds, Zweck der Zahlung
Rechnungssteller	Name, Adresse, Kontaktdaten

Vorteile der QR-Rechnung

Vorteil	Erklärung
Schnell	Zahlung mit Banking-App in 10 Sekunden
Sicher	Keine Tippfehler bei der IBAN
Standardisiert	Von allen Schweizer Banken akzeptiert
Regulatorisch	Erfüllt alle Schweizer Anforderungen
Automatisierbar	CampusHub generiert sie automatisch

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QR-Rechnung in CampusHub erstellen

Schritt 1: IBAN hinterlegen

Bevor du QR-Rechnungen erstellen kannst, musst du deine IBAN hinterlegen:

1. Gehe zu Admin > Einstellungen > Finanzen
2. Gib deine IBAN ein
3. Gib die Adresse deiner Organisation ein
4. Gib die Kontaktdaten ein
5. Klicke auf „Speichern"

Wichtig: Die IBAN muss eine QR-IBAN oder eine Standard-IBAN sein. QR-IBANs beginnen mit „CH443069“.

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Schritt 2: QR-Rechnung generieren

Es gibt mehrere Methoden, QR-Rechnungen zu generieren:

Methode 1: Für Beiträge

1. Gehe zu Finanzen > Beiträge
2. Wähle die Beiträge aus
3. Klicke auf „QR-Rechnungen generieren"
4. CampusHub generiert QR-Rechnungen für alle ausgewählten Beiträge

Methode 2: Für einzelne Zahlungen

1. Gehe zu Finanzen > QR-Rechnung
2. Gib den Betrag ein
3. Gib den Empfänger ein (optional)
4. Gib die Referenz ein (optional)
5. Gib die Zusatzinformationen ein (optional)
6. Klicke auf „Generieren"

Methode 3: Für Events

1. Gehe zu Events > Ticketing
2. Aktiviere QR-Rechnungen für Tickets
3. CampusHub generiert QR-Rechnungen für Ticketkäufe

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Schritt 3: QR-Rechnung versenden

1. Wähle die QR-Rechnungen aus
2. Klicke auf „Versenden"
3. Wähle die Versandmethode:
   • E-Mail mit PDF: QR-Rechnung als PDF-Anhang
   • Download: PDF für manuellen Versand
   • Portal-Benachrichtigung: In-App-Benachrichtigung

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Schritt 4: Zahlung erhalten

1. Das Mitglied scannt den QR-Code mit der Banking-App
2. Die Banking-App erkennt alle Zahlungsinformationen
3. Das Mitglied bestätigt die Zahlung
4. Die Zahlung wird auf das Konto der Organisation überwiesen

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QR-Rechnung personalisieren

Zusatzinformationen

Du kannst QR-Rechnungen mit Zusatzinformationen personalisieren:

Variable	Ergebnis
{{name}}	Name des Mitglieds
{{beitrag}}	Beitragsjahr
{{betrag}}	Betrag
{{referenz}}	QR-Referenz

Beispiel:

Mitgliedsbeitrag {{beitrag}} für {{name}}
Vielen Dank für deine Unterstützung!

Ergebnis:

Mitgliedsbeitrag 2026 für Max Muster
Vielen Dank für deine Unterstützung!

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QR-Rechnung und Buchhaltung

QR-Rechnungen in der Buchhaltung

QR-Rechnungen sind für die Buchhaltung ideal:

• QR-Referenz: Jede QR-Rechnung hat eine eindeutige Referenznummer
• Matching: Zahlungen können der QR-Rechnung zugeordnet werden
• Export: QR-Rechnungen können als CSV oder Excel exportiert werden
• Buchhaltungssoftware: Kompatibel mit Bexio, Abacus, Run my Accounts, Sage

Automatisches Matching

CampusHub kann Zahlungen teilweise automatisch dem richtigen Beitrag zuordnen:

1. QR-Referenz: Die Referenznummer in der QR-Rechnung wird vom Banking-App übertragen
2. Matching: CampusHub versucht, die Zahlung dem richtigen Beitrag zuzuordnen
3. Manuelle Bestätigung: Du musst die Zuordnung bestätigen

Wichtig: Die automatische Erkennung ist nicht perfekt. Du musst Zahlungen immer manuell prüfen.

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Häufige Fragen (FAQ)

Was ist der Unterschied zwischen QR-IBAN und Standard-IBAN?

QR-IBAN	Standard-IBAN
Beginnt mit „CH443069“	Beliebige IBAN
QR-Referenz ist Pflicht	Referenz ist optional
Für automatisches Matching	Für manuelle Zuordnung

Kann ich QR-Rechnungen für externe Zahlungen erstellen?

Ja. Du kannst QR-Rechnungen für beliebige Zahlungen erstellen, auch für Nicht-Mitglieder.

Sind QR-Rechnungen sicher?

Ja. QR-Rechnungen sind standardisiert und von allen Schweizer Banken akzeptiert. Sie sind sicherer als manuelle Überweisungen, weil keine Tippfehler möglich sind.

Was passiert, wenn jemand den QR-Code nicht scannen kann?

Die QR-Rechnung enthält auch alle Informationen in Textform. Das Mitglied kann die IBAN und Referenz manuell eingeben.

Kann ich QR-Rechnungen stornieren?

Ja. Du kannst QR-Rechnungen stornieren, wenn sie nicht mehr benötigt werden. Aber: Bereits versendete QR-Rechnungen können nicht zurückgerufen werden.

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Fazit: QR-Rechnungen sind der Schweizer Standard

QR-Rechnungen sind der Standard für Schweizer Zahlungen. Sie sind schnell, sicher, standardisiert und regulatorisch konform.

Was du mitnehmen solltest:

• IBAN hinterlegen
• QR-Rechnungen für Beiträge generieren
• QR-Rechnungen für einzelne Zahlungen erstellen
• QR-Rechnungen personalisieren
• Zahlungen tracken

Die nächsten Schritte:

• Beiträge einfach einfordern — Wie du Beiträge verwaltest
• Budget planen — Wie du das Jahresbudget planst
• Finanzmodul — Übersicht über das Finanzmodul
• Erste Schritte mit CampusHub — Die schnelle Anleitung

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Hast du Fragen zu QR-Rechnungen? Schreibe uns an support@campushub.ch — wir beraten dich gerne.