Mitgliederbeiträge einfordern: Wie du mit CampusHub die Finanzen deines Vereins im Griff hast

Du bist Kassier oder Finanzverantwortlicher eines Vereins. Jedes Jahr musst du Mitgliederbeiträge erfassen, einfordern, Zahlungen nachverfolgen und Mahnungen schreiben. Bisher hast du das mit Excel, Twint und viel Geduld gemacht.

CampusHub macht das einfacher. In diesem Artikel zeigen wir, wie du Beiträge erfasst, QR-Rechnungen generierst, Zahlungen trackst und Mahnungen automatisierst.

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Das Problem: Beiträge manuell verwalten

Was du bisher gemacht hast

1. Mitgliederliste in Excel pflegen
2. Beiträge manuell erfassen in einer Liste
3. Twint-Zahlungen empfangen und zuordnen
4. Excel-Liste aktualisieren mit Zahlungsstatus
5. Mahnungen per Hand schreiben
6. Kontoauszüge abgleichen

Das Problem:

• Fehleranfällig
• Zeitaufwändig
• Keine Nachverfolgung
• Keine Automation
• Keine QR-Rechnungen

Die CampusHub-Lösung

• Automatisch erfassen: Beiträge für alle Mitglieder auf einmal
• QR-Rechnungen: Schweizer QR-Rechnungen mit einem Klick
• Zahlungstracking: Automatischer Status „offen", „eingegangen", „überfällig"
• Mahnungen: Automatische Erinnerungen bei überfälligen Beiträgen
• Buchhaltungs-Export: CSV und Excel für die Buchhaltung

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Beitragsmodelle erstellen

Was ist ein Beitragsmodell?

Ein Beitragsmodell definiert:

• Wer: Welche Mitglieder (z.B. alle Aktivmitglieder)
• Wie viel: Betrag (z.B. CHF 50.-)
• Wann: Zeitraum (z.B. Kalenderjahr 2026)
• Was für: Zweck (z.B. Mitgliedsbeitrag)

Beitragsmodelle anlegen

1. Gehe zu Finanzen > Beiträge > Beitragsmodelle
2. Klicke auf „Neues Beitragsmodell"
3. Gib folgende Informationen ein:

Feld	Beispiel
Name	„Ordentliches Mitglied 2026"
Betrag	CHF 50.-
Zeitraum	2026
Zielgruppe	Alle Aktivmitglieder
Beschreibung	„Jährlicher Mitgliedsbeitrag"

1. Klicke auf „Speichern"

Typische Beitragsmodelle:

Modell	Betrag	Zielgruppe
Ordentliches Mitglied	CHF 50.-/Jahr	Alle Aktivmitglieder
Passives Mitglied	CHF 20.-/Jahr	Passive Mitglieder
Alumni	CHF 30.-/Jahr	Ehemalige Mitglieder
Ehrenmitglied	CHF 0.-/Jahr	Ehrenmitglieder
Student	CHF 20.-/Jahr	Studenten
Nicht-Student	CHF 50.-/Jahr	Berufstätige

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Beiträge erfassen

Methode 1: Einzelne Beiträge erfassen

Wann nutzen: Für einzelne Mitglieder oder nachträgliche Erfassungen.

1. Gehe zu Finanzen > Beiträge > Neu
2. Wähle das Mitglied aus
3. Wähle das Beitragsmodell
4. Wähle den Zeitraum
5. Gib eine Notiz ein (optional)
6. Klicke auf „Speichern"

Methode 2: Massen-Erfassung

Wann nutzen: Für alle Mitglieder eines Beitragsmodells auf einmal.

1. Gehe zu Finanzen > Beiträge > Massenaktion
2. Wähle das Beitragsmodell
3. Wähle die Zielgruppe (z.B. alle Aktivmitglieder)
4. Wähle den Zeitraum
5. CampusHub zeigt eine Vorschau:
   • Anzahl der betroffenen Mitglieder
   • Gesamtbetrag
   • Einzelne Beiträge
6. Klicke auf „Erfassen"

Das Ergebnis:

• CampusHub erfasst automatisch Beiträge für alle Mitglieder
• Jeder Beitrag bekommt den Status „offen"
• Du kannst die Beiträge jederzeit bearbeiten

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QR-Rechnungen generieren

Was ist eine QR-Rechnung?

Eine QR-Rechnung ist eine standardisierte Schweizer Rechnung mit einem QR-Code. Sie enthält:

• Zahlbar an: Name und IBAN der Organisation
• Referenz: QR-Referenznummer (automatisch generiert)
• Betrag: Wie erfasst
• Zusatzinformationen: Name des Mitglieds
• QR-Code: Für schnelle Zahlung mit Banking-App

QR-Rechnung generieren

1. Gehe zu Finanzen > Beiträge
2. Wähle die Beiträge aus, für die du QR-Rechnungen generieren möchtest
3. Klicke auf „QR-Rechnungen generieren"
4. CampusHub generiert QR-Rechnungen für alle ausgewählten Beiträge

Was du erhalten:

• PDF: QR-Rechnung als PDF-Dokument
• E-Mail: QR-Rechnung kann per E-Mail versendet werden
• Download: QR-Rechnung kann heruntergeladen werden

QR-Rechnung per E-Mail versenden

1. Wähle die Beiträge aus
2. Klicke auf „Zahlungsaufforderung senden"
3. Wähle die Versandmethode:
   • E-Mail mit PDF: QR-Rechnung als PDF-Anhang
   • Portal-Benachrichtigung: In-App-Benachrichtigung
   • Download: PDF für manuellen Versand
4. Klicke auf „Senden"

Das Ergebnis:

• Das Mitglied erhält eine E-Mail mit der QR-Rechnung
• Das Mitglied kann die QR-Rechnung mit der Banking-App scannen
• Die Zahlung wird direkt auf das Konto der Organisation überwiesen

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Zahlungen tracken

Zahlungseingang markieren

1. Gehe zu Finanzen > Beiträge
2. Finde den Beitrag
3. Klicke auf „Zahlung eingegangen"
4. Gib das Datum und die Zahlungsmethode ein:
   • QR-Rechnung: Automatisch erkannt
   • Twint: Manuelle Erfassung
   • Bar: Manuelle Erfassung
   • Banküberweisung: Manuelle Erfassung
5. Klicke auf „Speichern"

Automatische Zahlungserkennung

Wenn du QR-Rechnungen nutzt, kann CampusHub Zahlungen teilweise automatisch erkennen:

• QR-Referenz: Die Referenznummer in der QR-Rechnung wird vom Banking-App übertragen
• Matching: CampusHub versucht, die Zahlung dem richtigen Beitrag zuzuordnen
• Manuelle Bestätigung: Du musst die Zuordnung bestätigen

Wichtig: Die automatische Erkennung ist nicht perfekt. Du musst Zahlungen immer manuell prüfen.

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Mahnungen

Automatische Mahnungen

CampusHub kann automatische Mahnungen senden:

1. Gehe zu Finanzen > Beiträge > Mahnungen
2. Aktiviere „Automatische Mahnungen"
3. Wähle die Einstellungen:
   • Mahnfrist: Nach wie vielen Tagen wird gemahnt? (z.B. 30 Tage)
   • Mahngebühr: Wie hoch ist die Mahngebühr? (z.B. CHF 5.-)
   • Mahnstufen: Wie viele Mahnungen? (z.B. 3 Mahnungen)

Manuelle Mahnungen

1. Gehe zu Finanzen > Beiträge
2. Wähle die überfälligen Beiträge aus
3. Klicke auf „Mahnung senden"
4. Wähle die Mahnungsvorlage
5. Klicke auf „Senden"

Mahnungsvorlagen:

Mahnung	Tonfall	Inhalt
1. Mahnung	Freundlich	„Erinnerung: Beitrag noch offen"
2. Mahnung	Bestimmt	„Beitrag überfällig — bitte zahlen"
3. Mahnung	Ernst	„Letzte Mahnung vor Konsequenzen"

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Buchhaltungs-Export

Export erstellen

1. Gehe zu Finanzen > Beiträge > Export
2. Wähle den Zeitraum
3. Wähle den Export-Typ:
   • CSV: Für Excel oder andere Programme
   • Excel: Für Excel mit Formatierung
   • Bexio: Für Bexio-Buchhaltung
   • Abacus: Für Abacus-Buchhaltung
4. Klicke auf „Exportieren"

Was du erhältst

Der Export enthält:

Feld	Beschreibung
Mitglieds-ID	Eindeutige ID des Mitglieds
Name	Name des Mitglieds
E-Mail	E-Mail-Adresse des Mitglieds
Beitragsmodell	Name des Beitragsmodells
Betrag	Betrag des Beitrags
Zeitraum	Zeitraum des Beitrags
Status	Offen, Eingegangen, Überfällig
Zahlungsdatum	Datum der Zahlung
Zahlungsmethode	QR-Rechnung, Twint, Bar, Banküberweisung
QR-Referenz	Referenznummer der QR-Rechnung

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Best Practices für Beiträge

1. Früh erfassen

Erfasse Beiträge so früh wie möglich. Idealerweise im Januar für das Kalenderjahr.

2. QR-Rechnungen nutzen

QR-Rechnungen sind die einfachste Zahlungsmethode. Sie sind schnell, sicher und standardisiert.

3. Regelmäßig tracken

Prüfe die Zahlungen regelmäßig. Wöchentlich oder monatlich, nicht jährlich.

4. Mahnungen früh senden

Sende Mahnungen früh. Je früher, desto wahrscheinlicher ist die Zahlung.

5. Transparent kommunizieren

Informiere die Mitglieder über die Beiträge. Erkläre, wofür der Beitrag verwendet wird.

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Häufige Fragen (FAQ)

Kann ich Beiträge für vergangene Jahre erfassen?

Ja. Du kannst Beiträge für beliebige Zeiträume erfassen.

Kann ich Beiträge stornieren?

Ja. Du kannst Beiträge stornieren, wenn sie falsch erfasst wurden.

Was passiert, wenn ein Mitglied austritt?

Wenn ein Mitglied austritt, bleiben die Beiträge erhalten. Du kannst sie als „storniert" markieren.

Kann ich Beiträge in Raten erfassen?

Ja. Du kannst Beiträge in Raten erfassen (z.B. 2x CHF 25.- statt 1x CHF 50.-).

Kann ich Beiträge für nicht-Mitglieder erfassen?

Ja. Du kannst Beiträge für beliebige Personen erfassen, auch wenn sie nicht in CampusHub registriert sind.

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Fazit: Beiträge sind einfach

Mit CampusHub ist die Verwaltung von Mitgliederbeiträgen einfach und automatisiert.

Was du mitnehmen solltest:

• Beitragsmodelle erstellen
• Massen-Erfassung nutzen
• QR-Rechnungen generieren
• Zahlungen tracken
• Mahnungen automatisieren
• Buchhaltungs-Export erstellen

Die nächsten Schritte:

• QR-Rechnungen erstellen — Wie du QR-Rechnungen generierst
• Budget planen — Wie du das Jahresbudget planst
• Finanzmodul — Übersicht über das Finanzmodul
• Erste Schritte mit CampusHub — Die schnelle Anleitung

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Hast du Fragen zu Beiträgen? Schreibe uns an support@campushub.ch — wir beraten dich gerne.