Events planen: Wie du Generalversammlungen, Partys und Workshops mit CampusHub organisierst

Du planst eine Generalversammlung. Oder eine Semesterparty. Oder einen Workshop. Du musst den Termin finden, die Einladungen versenden, die Anmeldungen tracken, die Bezahlung regeln und die Nachbereitung organisieren.

Das ist viel Arbeit. Aber mit CampusHub ist es einfacher, als du denkst.

In diesem Artikel zeigen wir dir, wie du Events in CampusHub planst — von der ersten Idee bis zur Nachbereitung.

---

Die 5 Phasen der Event-Planung

Phase 1: Planung (2-4 Wochen vor dem Event)

Was du tun musst:

1. Event in CampusHub erstellen

   • Gehe zu Events > Neues Event
   • Gib Titel, Beschreibung, Datum, Ort ein
   • Wähle die Kategorie (z.B. "Generalversammlung", "Party", "Workshop")

2. Terminfindung (optional)

   • Wenn der Termin noch nicht feststeht: Nutze die Terminfindung
   • Gehe zu Terminfindung > Neu
   • Schlage 3-5 Termine vor
   • Lade die Mitglieder zur Abstimmung ein

3. Budget planen

   • Gehe zu Finanzen > Budgets
   • Erstelle ein Budget für das Event
   • Plane Einnahmen (Teilnahmegebühren, Sponsoring) und Ausgaben (Location, Catering, Dekoration)

---

Phase 2: Einladung (2-3 Wochen vor dem Event)

Was du tun musst:

1. Event veröffentlichen

   • Klicke auf "Veröffentlichen"
   • Das Event ist jetzt für alle Mitglieder sichtbar

2. Einladungen versenden

   • Gehe zu Events > Einladungen
   • Wähle die Empfänger (z.B. alle Mitglieder, nur Aktivmitglieder)
   • Schreibe eine persönliche Einladung
   • Versende die Einladungen

3. RSVP aktivieren

   • Aktiviere RSVP ("Répondez s'il vous plaît")
   • Mitglieder können "Zusage", "Absage" oder "Vielleicht" wählen
   • Du siehst jederzeit, wer kommt und wer nicht

---

Phase 3: Anmeldung (1-2 Wochen vor dem Event)

Was du tun musst:

1. Anmeldungen verfolgen

   • Gehe zu Events > Anmeldungen
   • Prüfe, wie viele Mitglieder zugesagt haben
   • Sende Erinnerungen an die, die noch nicht geantwortet haben

2. Ticketing (optional)

   • Wenn du eine Teilnahmegebühr erhebst: Aktiviere Ticketing
   • Wähle die Ticket-Kategorien (z.B. "Mitglieder", "Gäste", "Frühbucher")
   • Setze die Preise
   • Aktiviere QR-Rechnungen für die Bezahlung

3. Warteliste (optional)

   • Wenn das Event ausgebucht ist: Aktiviere die Warteliste
   • Mitglieder können sich auf die Warteliste setzen
   • Wenn jemand absagt, rückt der nächste nach

---

Phase 4: Durchführung (Am Event-Tag)

Was du tun musst:

1. Check-in

   • Gehe zu Events > Check-in
   • Scanne die QR-Codes der Teilnehmer (oder prüfe die Liste)
   • Markiere die Anwesenheit

2. Live-Updates

   • Nutze den Chat, um Live-Updates zu senden
   • „Die GV startet in 10 Minuten"
   • „Die Party ist in Raum 3"

3. Fotos und Dokumente

   • Nutze die Bildergalerie, um Fotos zu teilen
   • Nutze die Wissensbibliothek, um Protokolle oder Präsentationen hochzuladen

---

Phase 5: Nachbereitung (1-2 Wochen nach dem Event)

Was du tun musst:

1. Dankesnachricht

   • Schreibe eine Dankesnachricht im News-Modul
   • „Danke an alle, die an der GV teilgenommen haben"
   • Füge Fotos und Highlights hinzu

2. Protokoll hochladen

   • Wenn es eine GV war: Lade das Protokoll in die Wissensbibliothek hoch
   • Wenn es ein Workshop war: Lade die Präsentationen hoch

3. Budget abgleichen

   • Gehe zu Finanzen > Ausgaben
   • Erfasse alle Ausgaben
   • Vergleiche mit dem Budget
   • Erstelle einen Bericht

4. Feedback sammeln

   • Erstelle eine Umfrage in der Abstimmungsfunktion
   • „Wie hat dir das Event gefallen?"
   • „Was können wir beim nächsten Mal besser machen?"

---

Event-Typen: Spezifische Tipps

Generalversammlung (GV)

Besonderheiten:

• Anwesenheitsliste: Pflicht für die Protokollierung
• Quorum: Definiere das Mindestquorum (z.B. 50% der Mitglieder)
• Abstimmungen: Nutze die Abstimmungsfunktion für Wahlen und Entscheidungen
• Protokoll: Lade das Protokoll in die Wissensbibliothek hoch

Workflow:

1. Event erstellen (4 Wochen vorher)
2. Terminfindung (wenn der Termin nicht feststeht)
3. Einladungen versenden (3 Wochen vorher)
4. Anmeldungen verfolgen (2 Wochen vorher)
5. Tagesordnung in der Wissensbibliothek veröffentlichen (1 Woche vorher)
6. Check-in am Tag der GV
7. Abstimmungen durchführen
8. Protokoll hochladen (1 Woche nachher)

---

Party / Semesteranlass

Besonderheiten:

• Ticketing: Teilnahmegebühr erheben
• Warteliste: Bei begrenzten Plätzen
• Musik-Playlist: Lade eine Playlist in die Wissensbibliothek hoch
• Fotos: Nutze die Bildergalerie

Workflow:

1. Event erstellen (4 Wochen vorher)
2. Ticketing aktivieren (3 Wochen vorher)
3. Einladungen versenden (3 Wochen vorher)
4. Anmeldungen verfolgen (2 Wochen vorher)
5. Erinnerungen senden (1 Woche vorher)
6. Check-in am Tag der Party
7. Fotos in der Bildergalerie teilen (nachher)
8. Dankesnachricht senden (nachher)

---

Workshop / Kurs

Besonderheiten:

• Anmeldeschluss: Früher als bei anderen Events (z.B. 1 Woche vorher)
• Materialien: Lade Materialien in die Wissensbibliothek hoch
• Voraussetzungen: Erwähne Voraussetzungen in der Beschreibung
• Zertifikat: Optional: Zertifikat nach Abschluss

Workflow:

1. Event erstellen (6 Wochen vorher)
2. Materialien in der Wissensbibliothek hochladen (4 Wochen vorher)
3. Einladungen versenden (4 Wochen vorher)
4. Anmeldungen verfolgen (3 Wochen vorher)
5. Anmeldeschluss (1 Woche vorher)
6. Erinnerungen senden (1 Tag vorher)
7. Workshop durchführen
8. Materialien und Präsentationen teilen (nachher)

---

Best Practices für Events

1. Früh planen

Je früher du planst, desto besser. Mitglieder haben volle Kalender. Je früher sie den Termin kennen, desto wahrscheinlicher ist ihre Teilnahme.

2. Mehrere Erinnerungen

Nicht nur eine Einladung. Sende:

• 1. Einladung (4 Wochen vorher)
• 1. Erinnerung (2 Wochen vorher)
• 1. Erinnerung (1 Woche vorher)
• 1. Erinnerung (1 Tag vorher)

3. Klare Informationen

Die Event-Beschreibung sollte enthalten:

• Was ist das Event?
• Wann ist das Event?
• Wo ist das Event?
• Was kostet das Event?
• Was muss ich mitbringen?
• Wie melde ich mich an?

4. RSVP pflichten

RSVP ist nicht optional. Wenn Mitglieder nicht antworten, weißt du nicht, wie viele kommen. Das macht die Planung schwierig.

5. Nachbereitung nicht vergessen

Die Nachbereitung ist so wichtig wie die Planung.

• Dankesnachricht
• Protokoll hochladen
• Fotos teilen
• Feedback sammeln
• Budget abgleichen

---

Häufige Fragen (FAQ)

Kann ich Events wiederholen?

Ja. Du kannst ein Event duplizieren und das Datum ändern. Das spart Zeit bei wiederkehrenden Events.

Kann ich Events für externe Gäste öffnen?

Ja. Du kannst Events als "öffentlich" markieren. Dann können auch Nicht-Mitglieder teilnehmen. Aber sie müssen sich registrieren.

Kann ich Events mit anderen Organisationen teilen?

Ja. Du kannst einen Link zum Event erstellen und ihn mit anderen Organisationen teilen. Sie können das Event in ihrem CampusHub-Workspace importieren.

Was passiert, wenn ich ein Event lösche?

Das Event wird gelöscht. Alle Anmeldungen, Kommentare und Fotos werden ebenfalls gelöscht. Das kann nicht rückgängig gemacht werden.

Kann ich Events exportieren?

Ja. Du kannst Events als iCal-Datei exportieren. Das ermöglicht die Synchronisation mit Google Kalender, Outlook oder Apple Kalender.

---

Fazit: Events planen ist einfach

Mit CampusHub ist die Event-Planung einfach und strukturiert. Von der Planung bis zur Nachbereitung — alles in einer Plattform.

Was du mitnehmen solltest:

• Früh planen (4-6 Wochen vorher)
• Mehrere Erinnerungen senden
• RSVP pflichten
• Klare Informationen geben
• Nachbereitung nicht vergessen

Die nächsten Schritte:

• Terminfindung nutzen — Wie du den besten Termin findest
• Kalender nutzen — Wie du den Jahreskalender verwaltest
• Finanzmodul — Wie du Budgets und Ausgaben trackst
• Erste Schritte mit CampusHub — Die schnelle Anleitung

---

Hast du Fragen zur Event-Planung? Schreibe uns an support@campushub.ch — wir beraten dich gerne.