Terminfindung: Wie du den besten Termin für alle findest

Du musst einen Termin finden, der für alle passt. Ein Elternabend. Ein Vorstandssitzung. Eine Klassenfahrt. Du könntest Doodle nutzen. Aber dann hast du wieder ein externes Tool, das niemand kennt, und die Daten liegen irgendwo in den USA.

CampusHub hat die Terminfindung integriert. In diesem Artikel zeigen wir, wie du den besten Termin für alle findest — ohne Doodle, ohne Excel, ohne Chaos.

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Warum die integrierte Terminfindung?

Das Problem mit externen Tools

• Doodle: US-Anbieter, Datenschutzproblematisch, werbesfinanziert
• Excel-Listen: Unübersichtlich, manuelle Auswertung, keine Benachrichtigungen
• WhatsApp-Umfragen: Unstrukturiert, keine Nachverfolgung, unübersichtlich
• E-Mail-Verteiler: Antworten gehen verloren, keine Übersicht

Die CampusHub-Lösung

• Integriert: Kein externes Tool, alles in CampusHub
• DSGVO-konform: Daten bleiben in der EU
• Automatisiert: CampusHub findet den besten Termin automatisch
• Benachrichtigungen: Mitglieder werden automatisch erinnert
• Nachverfolgung: Du siehst jederzeit, wer abgestimmt hat

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Terminfindung erstellen: Schritt für Schritt

Schritt 1: Neue Terminfindung erstellen

1. Gehe zu Terminfindung > Neu
2. Gib einen Titel ein (z.B. „Elternabend 3. Klasse")
3. Gib eine Beschreibung ein (optional)

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Schritt 2: Termine vorschlagen

1. Klicke auf "Termin hinzufügen"
2. Wähle ein Datum und eine Uhrzeit
3. Füge weitere Termine hinzu (3-5 Termine sind ideal)
4. Du kannst auch Zeitfenster vorschlagen (z.B. „15:00-17:00 Uhr")

Tipps für Terminvorschläge:

• 3-5 Termine: Zu viele Termine verwirren, zu wenige begrenzen die Auswahl
• Unterschiedliche Tage: Montag, Mittwoch, Freitag (nicht nur Montag)
• Unterschiedliche Zeiten: Morgens, Nachmittags, Abends
• Vermeide Feiertage: Prüfe die Feiertage in deinem Kanton

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Schritt 3: Teilnehmer einladen

1. Wähle die Teilnehmer:

   • Alle Mitglieder: Die gesamte Organisation
   • Rolle: Nur Admins, Nur Curators, Nur Mitglieder
   • Klasse/Gruppe: Nur eine bestimmte Klasse oder Gruppe
   • Individuell: Einzelne Mitglieder auswählen

2. CampusHub sendet automatisch eine Einladung an alle Teilnehmer

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Schritt 4: Abstimmung

Teilnehmer können abstimmen:

• Ja: Ich kann an diesem Termin teilnehmen
• Nein: Ich kann an diesem Termin nicht teilnehmen
• Vielleicht: Ich bin mir nicht sicher

Wichtig: Teilnehmer können auch kommentieren (z.B. „Ich kann nur bis 16:00 Uhr").

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Schritt 5: Ergebnis ansehen

1. Gehe zu Terminfindung > Ergebnis
2. CampusHub zeigt den Termin mit den meisten Zusagen
3. Du siehst:
   • Anzahl der Zusagen pro Termin
   • Anzahl der Absagen pro Termin
   • Anzahl der "Vielleicht" pro Termin
   • Kommentare der Teilnehmer

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Schritt 6: Termin bestätigen

1. Wähle den Termin mit den meisten Zusagen
2. Klicke auf "Bestätigen"
3. CampusHub:
   • Erstellt automatisch ein Event
   • Sendet eine Bestätigungs-E-Mail an alle Teilnehmer
   • Fügt den Termin in den Kalender ein

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Beispiele für Terminfindungen

Beispiel 1: Elternabend

Titel: „Elternabend 3. Klasse"

Terminvorschläge:

• Montag, 15. März, 18:00-20:00 Uhr
• Mittwoch, 17. März, 18:00-20:00 Uhr
• Freitag, 19. März, 18:00-20:00 Uhr

Teilnehmer: Alle Eltern der 3. Klasse

Ergebnis: Mittwoch, 17. März, 18:00-20:00 Uhr (25 Zusagen, 5 Absagen, 2 Vielleicht)

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Beispiel 2: Vorstandssitzung

Titel: „Vorstandssitzung März"

Terminvorschläge:

• Dienstag, 9. März, 19:00-21:00 Uhr
• Donnerstag, 11. März, 19:00-21:00 Uhr
• Dienstag, 16. März, 19:00-21:00 Uhr

Teilnehmer: Alle Vorstandsmitglieder

Ergebnis: Dienstag, 9. März, 19:00-21:00 Uhr (7 Zusagen, 0 Absagen, 0 Vielleicht)

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Beispiel 3: Klassenfahrt

Titel: „Klassenfahrt 3. Klasse"

Terminvorschläge:

• Montag, 22. März – Freitag, 26. März
• Montag, 29. März – Freitag, 2. April
• Montag, 5. April – Freitag, 9. April

Teilnehmer: Alle Schüler der 3. Klasse, alle Lehrpersonen

Ergebnis: Montag, 22. März – Freitag, 26. März (20 Zusagen, 3 Absagen, 2 Vielleicht)

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Best Practices für Terminfindungen

1. Früh abstimmen

Je früher du abstimmst, desto wahrscheinlicher ist eine hohe Teilnahme. Idealerweise 4-6 Wochen vor dem geplanten Termin.

2. Klare Informationen

Die Terminfindung sollte enthalten:

• Was ist der Anlass?
• Wie lange dauert es?
• Wo findet es statt?
• Was ist der Zweck?

3. Deadline setzen

Setze eine Deadline für die Abstimmung. Z.B. „Bitte bis Freitag abstimmen."

4. Erinnerungen senden

Sende Erinnerungen an die, die noch nicht abgestimmt haben. CampusHub macht das automatisch.

5. Kommentare nutzen

Ermuntere die Teilnehmer, Kommentare zu schreiben. „Ich kann nur bis 16:00 Uhr" ist wichtige Information.

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Häufige Fragen (FAQ)

Kann ich Terminfindungen bearbeiten?

Ja. Du kannst Termine hinzufügen, entfernen oder ändern. Aber: Teilnehmer, die bereits abgestimmt haben, müssen ihre Stimme nicht neu abgeben.

Kann ich Terminfindungen duplizieren?

Ja. Du kannst eine Terminfindung duplizieren und das Datum ändern. Das spart Zeit bei wiederkehrenden Terminfindungen.

Was passiert, wenn kein Termin passt?

Wenn kein Termin eine Mehrheit hat, kannst du:

• Neue Termine vorschlagen
• Die Terminfindung verlängern
• Einen Termin wählen, der die meisten Zusagen hat (auch wenn es nicht 100% sind)

Kann ich Terminfindungen für externe Teilnehmer öffnen?

Ja. Du kannst einen Link zur Terminfindung erstellen und ihn mit externen Teilnehmern teilen. Sie müssen sich nicht in CampusHub registrieren.

Was passiert, wenn ich eine Terminfindung lösche?

Die Terminfindung wird gelöscht. Alle Abstimmungen und Kommentare werden ebenfalls gelöscht. Das kann nicht rückgängig gemacht werden.

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Fazit: Terminfindung ist einfach

Mit CampusHub ist die Terminfindung einfach und DSGVO-konform. Du brauchst kein Doodle mehr, keine Excel-Listen, kein WhatsApp-Chaos.

Was du mitnehmen solltest:

• Früh abstimmen (4-6 Wochen vorher)
• 3-5 Termine vorschlagen
• Klare Informationen geben
• Deadline setzen
• Erinnerungen senden
• Kommentare nutzen

Die nächsten Schritte:

• Events planen — Wie du Events organisierst
• Kalender nutzen — Wie du den Jahreskalender verwaltest
• iCal-Export — Wie du mit Google/Outlook synchronisierst
• Erste Schritte mit CampusHub — Die schnelle Anleitung

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Hast du Fragen zur Terminfindung? Schreibe uns an support@campushub.ch — wir beraten dich gerne.