Kalender nutzen: Wie du den Jahreskalender deiner Organisation verwaltest

Du hast 50 Termine im Jahr. Prüfungen, Events, Ferien, Vorstandssitzungen, Elternabende. Einige Termine betreffen alle, andere nur bestimmte Gruppen. Und du musst sicherstellen, dass niemand einen wichtigen Termin verpasst.

CampusHub hat einen vollwertigen Kalender. In diesem Artikel zeigen wir, wie du den Kalender nutzt — von der Terminerstellung bis zur Synchronisation mit deinem Handy.

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Kalender-Übersicht

Was bietet der CampusHub-Kalender?

• Termine erstellen: Einfach und schnell
• Kategorien: Farbige Kategorien für verschiedene Termintypen
• Erinnerungen: Automatische Erinnerungen vor Terminen
• iCal-Export: Synchronisation mit Google Kalender, Outlook, Apple Kalender
• Berechtigungen: Wer darf welche Termine sehen?
• Wiederholung: Wiederkehrende Termine (z.B. wöchentliche Sitzungen)

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Termin erstellen: Schritt für Schritt

Schritt 1: Neuer Termin

1. Gehe zu Kalender > Neuer Termin
2. Gib einen Titel ein (z.B. „Mathematik-Prüfung")
3. Gib eine Beschreibung ein (optional)

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Schritt 2: Datum und Uhrzeit

1. Wähle das Datum
2. Wähle die Startzeit
3. Wähle die Endzeit (optional)
4. Wähle die Zeitzone (Standard: Europe/Zurich)

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Schritt 3: Kategorie

1. Wähle eine Kategorie:

   • Prüfung: Rot
   • Event: Blau
   • Ferien: Grün
   • Sitzung: Orange
   • Sonstiges: Grau

2. Oder erstelle eine eigene Kategorie:

   • Gehe zu Kalender > Kategorien
   • Klicke auf "Neue Kategorie"
   • Gib einen Namen und eine Farbe ein

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Schritt 4: Ort

1. Gib einen Ort ein (z.B. „Raum 101", „Vereinslokal", „Zoom")
2. Oder wähle einen Ort aus der Liste

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Schritt 5: Erinnerungen

1. Wähle die Erinnerungen:

   • Keine: Keine Erinnerung
   • 15 Minuten vorher: Kurze Erinnerung
   • 1 Stunde vorher: Normale Erinnerung
   • 1 Tag vorher: Lange Erinnerung
   • 1 Woche vorher: Frühe Erinnerung

2. Du kannst mehrere Erinnerungen aktivieren

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Schritt 6: Sichtbarkeit

1. Wähle, wer den Termin sehen darf:
   • Alle: Alle Mitglieder
   • Rolle: Nur Admins, Nur Curators, Nur Mitglieder
   • Klasse/Gruppe: Nur eine bestimmte Klasse oder Gruppe
   • Individuell: Einzelne Mitglieder

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Schritt 7: Wiederholung (optional)

1. Wähle, ob der Termin wiederholt wird:

   • Täglich: Jeden Tag
   • Wöchentlich: Jede Woche
   • Monatlich: Jeden Monat
   • Jährlich: Jedes Jahr

2. Wähle das Enddatum der Wiederholung

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Schritt 8: Speichern

1. Klicke auf "Speichern"
2. Der Termin erscheint im Kalender
3. Alle berechtigten Mitglieder erhalten eine Benachrichtigung

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Kalender-Ansichten

Monatsansicht

• Übersicht: Alle Termine des Monats
• Klick: Auf einen Termin klicken, um Details zu sehen
• Navigation: Pfeile zum Wechseln zwischen Monaten

Wochenansicht

• Detail: Alle Termine der Woche
• Zeit: Termine sind nach Uhrzeit sortiert
• Navigation: Pfeile zum Wechseln zwischen Wochen

Tagesansicht

• Detail: Alle Termine des Tages
• Zeit: Termine sind nach Uhrzeit sortiert
• Navigation: Pfeile zum Wechseln zwischen Tagen

Listenansicht

• Übersicht: Alle Termine als Liste
• Filter: Nach Kategorie, Datum, Sichtbarkeit filtern
• Sortierung: Nach Datum sortiert

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iCal-Export: Synchronisation mit externen Kalendern

Warum synchronisieren?

• Mobil: Termine auf dem Handy sehen
• Integration: Termine in Google Kalender, Outlook, Apple Kalender
• Erinnerungen: Erinnerungen auf dem Handy erhalten

Wie synchronisieren?

1. Gehe zu Kalender > Einstellungen > iCal-Export
2. Kopiere den iCal-Link
3. Füge den Link in deinen Kalender ein:
   • Google Kalender: Einstellungen > Kalender hinzufügen > URL
   • Outlook: Kalender > Kalender hinzufügen > Aus dem Internet
   • Apple Kalender: Datei > Neuer Kalender-Abonnement > URL

Wichtig: Der iCal-Link ist persönlich. Teile ihn nicht mit anderen.

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Best Practices für den Kalender

1. Kategorien konsistent nutzen

Verwende dieselben Kategorien für dieselben Termintypen. So behältst du den Überblick.

2. Erinnerungen sinnvoll setzen

Nicht zu früh, nicht zu spät.

• Prüfungen: 1 Woche und 1 Tag vorher
• Events: 1 Tag und 1 Stunde vorher
• Sitzungen: 1 Stunde vorher
• Ferien: 1 Woche vorher

3. Sichtbarkeit richtig setzen

Nicht alle Termine müssen für alle sichtbar sein.

• Allgemeine Termine: Alle (z.B. Ferien, Events)
• Klassenspezifische Termine: Nur die Klasse (z.B. Prüfungen)
• Interne Termine: Nur Admins (z.B. Vorstandssitzungen)

4. Wiederkehrende Termine nutzen

Wiederkehrende Termine sparen Zeit.

• Wöchentliche Sitzungen: Jeden Dienstag, 19:00 Uhr
• Monatliche Treffen: Jeder erste Freitag im Monat
• Jährliche Events: Jedes Jahr am selben Datum

5. Regelmäßig aufräumen

Lösche alte Termine. So bleibt der Kalender übersichtlich.

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Häufige Fragen (FAQ)

Kann ich Termine bearbeiten?

Ja. Du kannst alle Details eines Termins bearbeiten. Alle berechtigten Mitglieder erhalten eine Benachrichtigung über die Änderung.

Kann ich Termine verschieben?

Ja. Ziehe den Termin in der Kalender-Ansicht auf ein neues Datum. Oder bearbeite das Datum manuell.

Was passiert, wenn ich einen Termin lösche?

Der Termin wird gelöscht. Alle berechtigten Mitglieder erhalten eine Benachrichtigung über die Löschung.

Kann ich Termine importieren?

Ja. Du kannst Termine aus einer CSV-Datei oder aus einem iCal-File importieren.

Kann ich den Kalender mit anderen teilen?

Ja. Du kannst einen öffentlichen Kalender-Link erstellen. Aber: Der Link ist nur für Mitglieder deiner Organisation.

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Fazit: Der Kalender ist dein bester Freund

Der CampusHub-Kalender ist ein mächtiges Werkzeug für die Terminplanung. Er ist:

• Einfach: Termine schnell erstellen
• Übersichtlich: Kategorien und Farben
• Intelligent: Erinnerungen und iCal-Export
• Sicher: Berechtigungen und DSGVO-konform

Was du mitnehmen solltest:

• Kategorien konsistent nutzen
• Erinnerungen sinnvoll setzen
• Sichtbarkeit richtig setzen
• Wiederkehrende Termine nutzen
• Regelmäßig aufräumen

Die nächsten Schritte:

• Events planen — Wie du Events organisierst
• Terminfindung nutzen — Wie du den besten Termin findest
• iCal-Export — Wie du mit Google/Outlook synchronisierst
• Erste Schritte mit CampusHub — Die schnelle Anleitung

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Hast du Fragen zum Kalender? Schreibe uns an support@campushub.ch — wir beraten dich gerne.