Finanzmodul meistern

Das Finanzmodul hilft dir, die Finanzen deiner Organisation transparent und effizient zu verwalten. Von Mitgliederbeiträgen bis zur vollständigen Buchhaltung.

Übersicht

Das Modul besteht aus drei Hauptbereichen:

1. Beiträge – Mitgliedsbeiträge erfassen und einfordern
2. Budgets – Jährliche Budgetplanung und Tracking
3. Ausgaben – Spesen erfassen und verwalten

Mitgliederbeiträge

Beitragsmodelle einrichten

Erstelle verschiedene Beitragsarten:

Beispiel-Modelle:
├── Ordentliches Mitglied: CHF 50.-/Jahr
├── Passives Mitglied: CHF 20.-/Jahr
├── Alumni: CHF 30.-/Jahr
└── Ehrenmitglied: CHF 0.-/Jahr

Einzelne Beiträge erfassen

1. Gehe zu "Finanzen > Beiträge > Neu"
2. Wähle das Mitglied aus
3. Wähle Beitragsmodell und Jahr
4. Füge eine Notiz hinzu (optional)
5. Speichern

Massen-Erfassung

Für ganze Klassen oder Gruppen:

1. "Massenaktion" wählen
2. Filter setzen (z.B. alle aktiven Mitglieder)
3. Beitragsmodell und Jahr wählen
4. Vorschau prüfen
5. Bestätigen

Zahlungsaufforderungen

QR-Rechnung generieren

CampusHub erstellt automatisch Schweizer QR-Rechnungen:

• Zahlbar an: Deine Organisation (IBAN aus Einstellungen)
• Referenz: Automatisch generiert (QR-Referenz)
• Betrag: Wie erfasst
• Zusatzinformationen: Name des Mitglieds

Zahlungsaufforderung senden

1. Wähle offene Beiträge aus
2. Klicke "Zahlungsaufforderung"
3. Wähle Versandmethode:
   • E-Mail mit PDF-Anhang
   • Download für manuellen Versand
   • Portal-Benachrichtigung (in-App)

Mahnwesen

Für überfällige Beiträge:

• Automatische Mahnungen (konfigurierbar)
• Mahngebühren erfassen
• Zahlungspläne anbieten

Budgetverwaltung

Jahresbudget erstellen

1. "Finanzen > Budgets > Neues Budget"
2. Jahr und Namen eingeben
3. Kategorien und Beträge definieren

Typische Kategorien:

Kategorie	Typ	Beispiel
Mitgliederbeiträge	Einnahme	CHF 5'000
Sponsoring	Einnahme	CHF 2'000
Eventkosten	Ausgabe	CHF 3'000
Material	Ausgabe	CHF 1'500
Raummieten	Ausgabe	CHF 800

Budget vs. Ist vergleichen

Das Dashboard zeigt:

• Einnahmen: Budgetiert / Eingegangen / Differenz
• Ausgaben: Budgetiert / Ausgegeben / Differenz
• Saldo: Aktueller Stand mit Visualisierung

Budget anpassen

Während des Jahres können Budgets angepasst werden:

1. Öffne das aktive Budget
2. "Bearbeiten" klicken
3. Beträge ändern
4. Grund für Anpassung erfassen (für Transparenz)

Ausgaben erfassen

Einzelne Ausgabe

1. "Finanzen > Ausgaben > Neu"
2. Betrag, Datum und Kategorie eingeben
3. Beschreibung hinzufügen
4. Beleg hochladen (empfohlen!)
5. Zahlungsmethode wählen

Zahlungsmethoden

• Bar – Quittung hochladen
• Banküberweisung – Kontoauszug als Beleg
• Kreditkarte – Kreditkarten-Beleg
• PostFinance – E-Vignette oder Quittung
• Twint – Screenshot der Transaktion

Spesenrapport

Für mehrere Ausgaben auf einmal:

1. "Neuer Spesenrapport"
2. Einzelne Posten erfassen
3. Belege zuordnen
4. Gesamtbetrag prüfen
5. Als PDF exportieren (z.B. für Vorstand)

QR-Rechnungen

Einstellungen prüfen

Für QR-Rechnungen benötigst du:

• Kontonummer (IBAN) – QR-IBAN oder Standard-IBAN
• Adresse der Organisation – Für Rechnungssteller
• Zahlungszweck-Vorlage – Optional

Manuelle QR-Rechnung

Ausserhalb von Beiträgen:

1. "Tools > QR-Rechnung generieren"
2. Betrag und Referenz eingeben
3. Optional: Empfänger-Adresse
4. PDF herunterladen

QR-Rechnung mit individuellem Text

Verwende Variablen für personalisierte Rechnungen:

• {{name}} – Name des Mitglieds
• {{beitrag}} – Beitragsjahr
• {{betrag}} – Betrag

Beispiel:

Mitgliedsbeitrag {{beitrag}} für {{name}}
Vielen Dank für deine Unterstützung!

Export & Buchhaltung

CSV-Export

Exportiere Daten für Excel oder Buchhaltung:

• Beiträge (offen/eingegangen)
• Ausgaben nach Kategorie
• Vollständiger Budgetbericht

SEPA-Lastschrift

Für wiederkehrende Zahlungen:

1. Beiträge als "Lastschrift" markieren
2. SEPA-XML generieren
3. Bei Bank hochladen
4. Zahlungen werden automatisch als "eingegangen" markiert

Buchhaltungs-Schnittstellen

CampusHub unterstützt Export für:

• Bexio
• Run my Accounts
• Abacus
• Sage
• Excel (generisch)

Berechtigungen

Wer sieht was?

Rolle	Beiträge	Budgets	Ausgaben
Mitglied	Eigene nur	Nein	Nein
Curator	Alles lesen	Lesen	Lesen
Finanzverantwortlich	Alles	Alles	Alles
Admin	Alles	Alles	Alles

Finanzverantwortliche Rolle

Erstelle eine spezifische Rolle für deinen Kassier:

1. Admin > Rollen > Neue Rolle
2. Name: "Kassier" oder "Finanzverantwortlicher"
3. Berechtigungen:
   • Finanzmodul: Vollzugriff
   • Mitglieder: Lesen (für Beitragszuordnung)
   • Einstellungen: Kein Zugriff

Steuerliche Hinweise

Wichtig: CampusHub ersetzt keine Steuerberatung. Konsultiere bei Unsicherheiten einen Treuhänder.

• MWST-Pflicht: Bei Jahresumsatz > CHF 100'000
• Belege aufbewahren: Mindestens 10 Jahre
• QR-Rechnungen: Erfüllen alle regulatorischen Anforderungen

Tipps für eine saubere Buchhaltung

1. Regelmässig erfassen – Wöchentlich, nicht jährlich
2. Belege digitalisieren – Sofort beim Erfassen hochladen
3. Kategorien konsistent nutzen – Einfachere Auswertung
4. Budgets realistisch planen – Besser zu niedrig als zu hoch
5. Abstimmungen durchführen – Kontostand mit System abgleichen

Bei Fragen zum Finanzmodul: support@campushub.ch